Pour pouvoir planifier, gérer et piloter, tâche par tâche, en tenant compte des ressources disponibles, un ensemble de projets ou d'activités dites "en mode projet", il faut recourir à des outils logiciels spécialisés, appartenant au domaine  de la  gestion de projets, d'activités et d'affaires.Les objectifs sont d'ordre à la fois stratégique et opérationnel. Il s'agit d'abord de valider si le projet lancé est en adéquation avec la capacité à le mener à terme, en termes de ressources, de budget et de planning, d'en connaître les risques et d'en maîtriser les aspects financiers. Il s'agit également, au plan opérationnel, d'organiser le suivi du projet, en termes de phases, jalons et tâches, d'y associer les ressources nécessaires et de suivre son avancement, afin d'en éviter les dérives, sources de coûts et d'insatisfaction client.

Dans cette grande famille d'outils, on trouve, selon la cible ou la population d'utilisateurs concernés (chefs de projets, directions métier, PMO...) et la quantité de ressources à gérer, plusieurs catégories d'outils, certains axés sur la planification des tâches, d'autres sur l'affectation et la gestion financière des ressources. Certains outils sont spécialisés sur le pilotage de grands projets, d'autres sur la gestion d'affaires (activités uniques qui se déroulent en mode projet). Enfin, certaines solutions plus complexes sont capables de gérer et de piloter tout un ensemble de projets : on parle alors de solutions de PPM (Project and Portfolio Management).

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