La méthodologie CXP "Projet Progiciel"

La méthodologie CXP fonctionne comme un système de filtres permettant de retenir la solution adaptée à votre besoin

 

 L’audit SI ou Projet

L’objet de cette prestation est d’établir rapidement une mesure de la performance globale de votre système d’information en réponse aux besoins métier actuels et futurs (3 à 5 ans) de l’entreprise. Il s'agit de positionner le système d’information en suivant les bonnes pratiques et d’identifier les axes d’évolution à privilégier. Il arrive souvent que le système existant moyennant quelques adaptations puisse être significativement amélioré afin d’être en ligne avec les nouvelles exigences du métier. Le cas échéant, les consultants définissent les orientations en matière de typologie de progiciels qui vont faire de votre système d’information un outil réellement contributif à la performance de l’entreprise. Le consultant peut organiser à cet effet des présentations de certains progiciels ou des visites d’utilisateurs déjà équipés mettant en avant les plus-values de ces typologies de solutions.

A noter une déclinaison de cette démarche d’audit qui s’applique également sur le déroulement de projet de mise en œuvre afin d’identifier les dysfonctionnements et les remèdes à y apporter.

 L’aide au choix

L’aide au choix est une démarche « End To End » qui consiste à aider l’entreprise dans la définition de son système d’information cible composé majoritairement de progiciels, puis de sélectionner les progiciels / intégrateurs adéquats et enfin de vérifier que le nouveau SI avec ses utilisateurs, est apte à devenir opérationnel. Cette méthodologie est constituée d’un enchainement de plusieurs phases qui vont naturellement permettre de construire la solution la mieux adaptée en puisant dans une source de plus de 7000 progiciels disponibles sur le marché.

 Les phases de la méthodologie du CXP

 La phase ‘0’ a pour objet de recenser les objectifs de contribution du SI avec ceux de l’entreprise, puis de décliner les processus métier cibles et de spécifier les règles de gestion et les données structurantes associées. La démarche de conduite du changement est initiée en parallèle par l’identification des populations qui seront concernées par les nouveaux processus ainsi que par la nature du changement induit.
Les contraintes techniques et les conditions de mise en œuvre du système seront également précisées.
D’ores et déjà, une première liste de progiciels à même de répondre au besoin est identifiée par le consultant et l’analyste CXP. Un dimensionnement budgétaire du nouveau SI est calculé puis recoupé par rapport à des retours d’expérience similaires.

 La phase ‘1’ amène les consultants CXP à rédiger le cahier des charges ou RFP (Request For Proposal) qui sera le document de définition du futur SI.
C’est en effet  un cahier des charges complet qui est établi puisqu’il prend en compte les 4 grands domaines de définition d’un projet progiciel, à savoir :
•    l’organisationnel,
•    le fonctionnel,
•    le technique,
•    la gouvernance projet.

Le consultant prend bien sûr les livrables de la phase 0 comme cadre directeur mais utilise  aussi les Check Lists CXP qui sont des recueils des critères usuels de définition d’un projet progiciel. Le consultant CXP en utilisant les Check Lists ad ’hoc à l’instar du pilote qui utilise les check lists de son avion dispose d’un outil lui permettant de ne pas omettre de point important, que ce soit dans le domaine fonctionnel, IT ou de la mise en œuvre.

Le résultat obtenu est un RFP à la fois fidèle aux besoins recensés mais surtout incisif dans le cadre d’une sélection de progiciels en mettant l’accent sur les points discriminants, véritables pièges dans ce type de projet.

 La phase ‘2’ permet au consultant CXP de proposer à l’entreprise une short list de solutions adaptées à son besoin.
A partir d’une long list qu’il aura préalablement présentée à l’entreprise, le consultant CXP se charge de la procédure d’envoi du cahier des charges aux fournisseurs puis de la collecte des réponses. Le consultant les analyse et procède à la qualification des offres à l’aide d’un système d’évaluation spécifiquement adapté au monde du progiciel. Le CXP présente ses conclusions et préconise à l’entreprise une short list de progiciels.

            

 La phase ‘3’ permet à l’entreprise de choisir entre les deux finalistes la solution qui va être retenue dans le cadre du nouveau SI. Pour cela, la démarche consiste à étudier en profondeur les réponses du fournisseur sur les 4 domaines considérés (organisationnel, fonctionnel, IT, gouvernance projet). Un scénario de maquettage représentatif de la cible est élaboré est réalisé. Il va servir de cadre pour la démonstration du progiciel par le fournisseur. Le résultat de la démonstration permet de compléter la définition du besoin métier et pour le fournisseur de confirmer la nature de la réponse qu’il apporte. En parallèle, la démarche de conduite du changement, la définition de l’architecture technique sont affinées ainsi que la démarche de mise en œuvre. L’offre commerciale et budgétaire est également mise à jour.
In fine, un débriefing est animé par le consultant avec l’entreprise afin de statuer sur la solution qui sera retenue.

 La phase ‘4’ a pour objet de préparer la contractualisation du projet. Le CXP aide l’entreprise à mettre en place un cadre contractuel équilibré et adapté au contexte du projet. Pour cela, le CXP analyse les projets de contrats et vous fait des recommandations. Le  CXP est à même de vous apporter une assistance spécifique suivant la complexité du domaine contractuel rencontré.

 La phase ‘5’ est une phase d’assistance lors de la mise en œuvre de la solution retenue. Le CXP a en première instance un rôle de coordination entre le maître d’œuvre qui n’a pas encore pris pleinement connaissance du contexte projet et le maître d’ouvrage qui n’a pas la pratique continue de la mise en œuvre de progiciels. Puis le rôle du CXP est de s’assurer que toutes les conditions sont réunies tout au long du projet pour que celui-ci se déroule dans de bonnes conditions. C’est ainsi que le CXP aide l’entreprise dans le contrôle qualité à chaque étape du projet ainsi que dans la phase de conduite du changement.

 

 Les principaux livrables relatifs à la démarche CXP Projet Progiciel

 


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