EDITO - L'ECM booste la transformation numérique mais...

L'ECM, ou Enterprise Content Management, c'est-à-dire gestion des contenus d'entreprise, est une dénomination bien plus large que ce qu'on appelait auparavant la GED (Gestion Électronique de Documents). Au-delà des documents en tant que tels, ce sont les processus métiers qu'il faut gérer et optimiser : outre la GED, l'ECM englobe tout ce qui concerne la gestion des données dites non-structurées, c'est-à-dire les flux entrants et sortants, le plus souvent en multi-canal, le collaboratif, les messageries et les réseaux sociaux d'entreprise ou encore les contenus Web ou le workflow et jusqu'au case management.

À bien y regarder, l'ECM englobe tout ce qui concerne la vie de l'entreprise hormis le back-office, ou presque. Back-office auquel les systèmes ECM sont bien souvent et de plus en plus intégrés pour assurer la fluidité et l'efficacité des échanges d'informations.

Vu la diversité et l'étendue des domaines concernés, l'ECM occupe une place centrale dans la transformation numérique des entreprises. Selon une étude CXP réalisée par Nicolas Bürki, vice-président et Market Leader ECM, environ deux tiers des entreprises déploient aujourd'hui déjà l'intégralité du périmètre fonctionnel de l'ECM elles devraient être 9 sur 10 d'ici deux ans à profiter de l'ensemble des fonctionnalités de ces diverses solutions.

La même étude révèle par ailleurs que les projets ECM sont aujourd'hui surtout portés par les métiers : en 2017, 46% de ces projets ont été initiés et pilotés par un département de l'entreprise, contre 29% pour la DSI et 25% pour la direction générale. C'est deux fois plus que dans la même étude menée il y a trois ans. Corollaire de ceci : seuls 35% des entreprises font appel à un ou deux fournisseurs pour couvrir les fonctions ECM déjà déployées dans leur entreprise, les 65 % restant dénombrant 3, 4, 5, voire plus de cinq fournisseurs différents. Cet état de fait est amplifié par une atomisation du marché et par les options de déploiement qu'offrent les différentes solutions ECM, entre le cloud vs. le on-premise, les applications en mobilité etc. Le cloud est d'ailleurs le mode de déploiement privilégié par une large majorité des entreprises pour leurs projets ECM.

Certes, ces projets sont généralement couronnés de succès : toujours selon l'étude, en fonction des domaines fonctionnels concernés, le pourcentage de répondants se déclarant satisfaits ou très satisfaits de l'atteinte des objectifs initiaux du projet oscille entre 75 et 87%. Et les entreprises affichent la volonté de réduire le nombre des fournisseurs à court ou moyen terme. Mais il n'en demeure pas moins que cet état de fait est générateur de silos. Et même si l'implication accrue des métiers dans ces projets est un élément plutôt positif, le spectre du shadow-IT n'est pas loin.

Il importe donc de rester vigilant et d'œuvrer à casser ces silos. C'est d'autant plus important que l'ECM est au cœur de la transformation numérique des entreprises, et même en première ligne. Par exemple, 20% des entreprises envisagent de repenser leur processus client dès cette année, un processus ô combien stratégique, quel que soit le secteur d'activité, et le processus le plus réinventé aujourd'hui.

>>> Pour en savoir plus sur le sujet : Gestion de contenus, documents, connaissances

>>> Les principales conclusions de l’étude « L’ECM, première étape de la transformation digitale des entreprises » peuvent être téléchargées ici.

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