EDITO - Collaboratif : tout le monde est pour, mais...

Dans le monde des technologies de l'information, il n'existe peut-être pas de terme aussi galvaudé que celui de "collaboratif". L'information doit nécessairement être (sous contrôle évidemment ) communiquée, diffusée, mise et traitée en commun, partagée tout au long de son cycle de vie. Elle doit pouvoir être traitée par plusieurs personnes interagissant chacun selon son rôle et ses compétences dans un objectif fixé. C'est sa capacité à circuler (rapidement et aisément) qui confère à l'information sa pertinence et son efficacité. Aussi, par définition, peut-on dire que tout système d'information vise à la collaboration.

Pourtant, entre l'objectif visé et la réalité des usages, reste un hiatus qui est loin d'être comblé. C'est ce que pointe une récente étude signée Aastra (*). Les résultats de cette enquête révèlent que si la valeur ajoutée des solutions de travail collaboratif est reconnue par la majorité des répondants (64% des personnes interrogées affirment que les solutions de travail collaboratif favorisent bien les échanges professionnels et le partage d'informations), toutes les solutions collaboratives ne font pas l'unanimité. Ainsi, 51% des répondants n'utilisent jamais les fonctions de messagerie unifiée. Près de 40% des répondants utilisent de façon ponctuelle (et non officielle) des solutions de télétravail. Ils sont 22% à considérer que les outils de travail collaboratif doivent rester cantonnés à un usage en mode projet et ne pas être généralisés à l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise. Enfin, moins de 10% des personnes interrogées estiment que l'usage interne des mails dans l'entreprise sera substitué par les réseaux sociaux d'entreprise (RSE) : on est encore bien loin de l'entreprise 2.0.

Deux raisons essentielles peuvent expliquer la difficulté du collaboratif à s'imposer dans le quotidien des entreprises. La première est l'extrême diversité des outils disponibles propres à faciliter les échanges inter et intra- entreprises. Outils de toute nature : matériels, réseaux, équipements d'infrastructure et logiciels de gestion de ces équipements. Le plus répandu reste le téléphone (fixe, mobile, aux fonctions de plus en plus complexes, intégrant la vidéo, etc.) Mais il y a aussi la messagerie interne, les outils de technologie web (mail, chat, outils d'e-collaboration pour le partage de documents et d'agendas sur le web), les outils de télé- et vidéoconférence, et enfin les outils proprement dits de travail collaboratif (on parlait autrefois de groupware ou d'OTC), aujourd'hui intégrés dans les solutions plus larges de gestion et de production documentaire : outils de communication, de partage d'applications et de documents, d'accès au savoir et à la connaissance (moteur de recherche...), outils de suivi et de synchronisation (workflows, agendas partagés...). (E-SHOP : Gestion des contenus d'entreprise- 114 critères d'évaluation) Enfin, nouveaux venus dans les systèmes d'information, les réseaux sociaux d'entreprise sont des solutions modernes d'échange collaboratif (en mode relationnel ou conversationnel) dans l'entreprise. L'hétérogénéité de ces outils ne facilite pas un usage fluide à tous les échelons de l'entreprise.

L'autre raison est de nature organisationnelle, culturelle. Avant le système d'information, c'est le travail qui doit se définir comme collaboratif. Mais tous les "collaborateurs" d'une entreprise n'approchent pas le collaboratif de façon uniforme: tout dépend de leur fonction, de leur niveau de responsabilité, de leur mission, de leurs objectifs et de leurs compétences. Les entreprises soucieuses de mettre en pratique des solutions de collaboration (et a fortiori d'e- collaboration) doivent être capables d'adapter leur organisation du travail et de créer, surtout si l'entreprise est fortement hiérarchisée, de la transversalité dans leur mode de fonctionnement. Il leur est de plus essentiel de déterminer, avant tout choix d'outils, les objectifs et les caractéristiques souhaitées d'un projet de collaboration : pour quoi faire (partager des applications ? des contenus ? un projet ? un savoir ?), pour quel usage (métier ? bureautique ? pilotage ?) qui est concerné (des collaborateurs isolée ? un service ? une communauté d'intérêts ou d'experts ?), etc.

Si votre entreprise a un projet d'acquisition d'outils favorisant l'échange collaboratif de contenus, ne ratez pas, le 24 novembre prochain, notre ECM Event, organisé avec le CXP avec la collaboration de BARC, où une table ronde est consacrée au sujet. Pour en savoir plus et vous inscrire.
De plus, si vous travaillez sur un projet de gestion collaborative de contenus et de connaissances, l'un des aspects les plus complexes du collaboratif d'entreprise, vous serez intéressé par le petit-déjeuner que le CXP organise, en partenariat avec Opéra, le 13 décembre prochain à Lyon. Un panorama de solutions et des méthodes vous seront présentés et des utilisateurs viendront témoigner de leurs usages de la collaboration. Pour en savoir plus et vous y inscrire.



(*) "Quels sont les usages des outils de communication collaborative au sein des entreprises ? " Enquête menée lors de l'Aastra Open Tour 2011 auprès de 1100 acteurs du secteur IT, utilisateurs d'entreprises de toutes tailles, intégrateurs, distributeurs, consultants.



Claire Leroy
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L'Œil Expert, 8 novembre 2011