EDITO - Le document dans tous ses états

Demain 17 mars s'ouvre au CNIT de La Défense, pour deux jours, la 16ème édition du salon Documation, le rendez-vous de la gestion du contenu et du document. L'édition 2010 accueille 150 exposants (venez nous voir : Le CXP, stand G21), dont plus de 50 nouveaux venus. Au programme, pas moins de 80 conférences en accès libre, un espace conseil regroupant des cabinets spécialisés, des annonces et présentations de produits majeurs (comme celles, par Microsoft et ses partenaires (cf. communiqué), des versions 2010 d'Office, de SharePoint et de Project), des événements, comme celui des e-Docs Awards organisé par la Fedisa et destiné à récompenser, sous la houlette d'un jury d'experts (dont le CXP), les meilleurs produits, services ou procédures relatifs à la dématérialisation en France et à l'étranger.

Que de chemin parcouru depuis les premiers salons consacrés à ce qui s'appelait jadis la GEIDE et réservés à un petit nombre de spécialistes ! La gestion électronique de documents, qui a subi en l'espace de quelques années plusieurs changements radicaux, est décidément entrée dans une nouvelle dimension. Jadis fonction périphérique du système d'information et intéressant plus les techniciens que les "fonctionnels", la gestion du document est appelée à occuper désormais une place centrale dans le système d'information. Associé étroitement à son contenu (E-SHOP : Check list ECM ), numérisé, dématérialisé, capable de prendre les aspects les plus divers, le document a changé non seulement de forme, mais de statut. De papier, il est devenu flux d'informations. On s'intéresse désormais non seulement à son contenu (de moins en moins structuré), à ses formats, à ses états, à sa présentation, à sa destination, à sa publication, mais à tout son cycle de vie, depuis sa création (et/ou numérisation) jusqu'à son archivage, en passant par les multiples stades et processus où il est diffusé au sein et hors de l'entreprise, enrichi et complété par divers intervenants.

C'est pourquoi il n'est pas étonnant de voir traités au salon Documation, à côté du thème classique de la gestion de document (et des techniques maintenant rodées de structuration, d'indexation et de recherche), des thématiques aussi diverses que : la gestion (forcément) collaborative de contenus/connaissances (la connaissance de l'entreprise passant nécessairement par une mise en forme et situation de contenus - E-SHOP : Composants et fonctions des offres) , la gestion des processus métier (E-SHOP : Composants et fonctions des offres BPM), l'éditique (ou l'art de produire des documents métier et marketing - E- SHOP : Synthèse et Perspectives / L'éditique), la dématérialisation documentaire , qui englobe le suivi et traitement du flux documentaire de bout en bout et sans rupture de la chaîne électronique, jusqu'à et y compris l'archivage ( E-SHOP : Synthèse et Perspectives : La dématérialisation des flux documentaires), les systèmes d'archivage électronique proprement dits (étude CXP à venir), la gestion des actifs numériques (Digital Asset Management), les problématiques sécuritaires associées à l'authentification et la conservation légale des documents (chiffrement, certificat, coffre-fort électronique), les questions liées à l'accès et à la diffusion des contenus (portails, publication multicanal) voire à leur appropriation éventuelle par des internautes (usages Web 2.0, wikis...)

De plus en plus, le document se confond avec l'information. Pas la donnée informative élémentaire, codée, chiffrée, incompréhensible directement, et structurée, celle qui alimente les bases de données traditionnelles, mais l'information métier, pertinente, "littéraire", chargée de sens, et qui s'appelle : proposition commerciale, devis, facture, bon de commande, lettre de relance, documentation commerciale, plaquette, brochure, contrat d'embauche, catalogue, compte rendu de réunion, etc. Et bientôt, sans doute, on intégrera dans ce patrimoine informationnel de l'entreprise les données relationnelles avec les clients et les partenaires : e-mails, messages de réseaux sociaux, tweets... Le système d'information de demain sera probablement un avatar de l'ECM (E- SHOP - Analyse de la fonction ECM) d'aujourd'hui. Il s'appellera toujours système d'information : c'est l'information qui aura changé.


Claire Leroy
Venez me rejoindre sur Twitter !
L'Œil Expert, 16 mars 2010