DOSSIER - La dématérialisation des flux documentaires

La dématérialisation désigne, au sens large, la gestion des échanges et des procédures dématérialisées en entreprise, en remplacement de dispositifs traditionnels « papier ». De plus en plus d’entreprises privées et publiques s’engagent dans la dématérialisation de leurs flux documentaires, et cette tendance apparaît inéluctable tant les bénéfices de l’opération sont importants et les incitations multiples. Les bénéfices économiques de la dématérialisation (réduction des coûts de papier, de timbres, d’encre, réduction des surfaces de stockage, accélération des processus…) sont conséquents, de même que les bénéfices qualitatifs (fiabilité des processus, traçabilité des échanges et des documents…).

Par Jenny de Montaigne, analyste au CXP


Par Muriel Guénon, analyste au CXP









CONTEXTE ET ENJEUX
Malgré une conjoncture économique morose, le marché de la dématérialisation est en forte croissance. Car il bénéficie actuellement d'un environnement légal (adoption de lois s’appliquant au document numérique) et normatif (enrichissement des normes d'archivage, notamment) bien orientés, ainsi que d'évolutions technologiques très porteuses (Internet, sécurité).

En effet, selon IDC, l'ensemble des solutions qui permettent de réduire l’usage du papier au niveau des processus de gestion ou de communication des entreprises s'élève à 1,66 milliard de dollars pour 2009 (chiffres publiés en 2008), marquant une progression annuelle de plus de 20 % de croissance depuis 2004.

La dématérialisation des factures, l'un des volets majeurs de la dématérialisation documentaire est un marché en très forte croissance (+ de 20% selon certaines études de marché).

Sur le terrain, les usages progressent de manière concrète. Plusieurs études réalisées en 2009 montrent l'intérêt des entreprises et leur engagement dans des projets de dématérialisation de leurs documents et des échanges.

Ainsi, 90 % des organisations seraient impliquées dans la dématérialisation des documents et/ou des échanges (source : Archimag, étude Demat 09). Plus de la moitié d'entre elles la pratiqueraient ou auraient un projet en cours.

Les motivations sont diverses. Selon cette même étude Archimag, la première est l’amélioration du partage et de la circulation de l’information, suivie de l'amélioration de la traçabilité des documents et de la recherche de gains de productivité.

Les documents comptables et financiers figurent parmi les premiers documents dématérialisés, mais les entreprises ont tendance à dématérialiser également les documents techniques produits en interne et les documents commerciaux. Les applications en tête de liste dans les projets des organisations françaises sont la facture électronique et la dématérialisation des courriers entrants.

De son côté, Markess International, qui a interrogé 225 entreprises privées et organisations publiques basées en France, rapporte, dans son étude intitulée « Dématérialisation des Documents et Courriers Entrants », que 78% de l’ensemble des documents et courriers entrants seront dématérialisés en 2010 au sein de ces entreprises (contre 43 % en 2008).

LES PROBLEMATIQUES
L'une des particularités de ce domaine est qu'il est à appréhender à travers plusieurs problématiques : organisationnelle, juridique, technique… et culturelle. Sans oublier la contrainte omniprésente de la sécurité (intégrité des documents, droits d'accès) des documents et flux dématérialisés. (…)


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L'Œil Expert, 2 mars 2010