DEMATERIALISATION DES FLUX DOCUMENTAIRES - La Caisse des dépôts confie à Itesoft la dématérialisation de 15 millions de documents

Afin d’améliorer le service rendu à ses 10 millions de cotisants et pensionnés, la direction des retraites de la Caisse des dépôts s’est lancé dès 2004 dans un vaste projet de dématérialisation de tous ses courriers entrants. A terme, plus de 15 millions de documents seront traités avec ITESOFT.FreeMind. Et l’application s’étend déjà à d’autres directions du groupe.

L'ENTREPRISE. Créée par la loi du 28 avril 1816, la Caisse des Dépôts (CDC) est une institution financière publique, qui exerce le métier de gestionnaire sous mandat d’institutions sociales parmi lesquelles les systèmes de retraite publique. Cette responsabilité contribue à sa mission première : assurer la sécurité financière des Français et contribuer au développement de l’épargne et de la prévoyance. A travers sa direction des retraites, la CDC gère ainsi une cinquantaine de fonds et de régimes publics (salariés de l’Etat, collectivités locales, établissements hospitaliers…), et participe à la distribution des prestations sociales relevant de la solidarité. « Cette entité opérationnelle, éclatée sur trois sites (Bordeaux, Angers et Paris), assure une gestion de régimes colossale, puisqu’elle est en relation avec 80 000 employeurs, mais aussi 7 millions de cotisants et 3 millions de pensionnés, soit un retraité sur 5 », indique Gilles Le Hen, responsable du centre de service de numérisation de la Caisse des dépôts.

LA PROBLEMATIQUE. De par ses activités, la direction des retraites est l’entité du groupe qui produit le plus d’échanges avec l’extérieur. « Pour fluidifier et optimiser les relations avec employeurs, cotisants et pensionnés, un portail web avait été mis en place dès 2004. Mais cela n’avait pas pour autant supprimé tous les échanges par courrier papier, notamment pour les demandes d’aides adressées par les pensionnés au fonds d’action social », se rappelle Joëlle Cheradame, responsable du centre de compétence GED de la Caisse des dépôts.
Pour en accélérer le traitement, l’institution avait donc décidé de numériser et d’automatiser la gestion de tous les documents arrivants encore par la poste. « L’objectif était de pouvoir assurer une dématérialisation de bout en bout de chaque demande, de sa réception jusqu’à son traitement », explique Gilles Le Hen. Il s’agissait également de constituer, en parallèle, une base d’archives dématérialisée, qui permettrait de déstocker progressivement les tonnes de courriers déjà traités.


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L'Œil Expert, 9 mars 2010