INPUT MANAGEMENT- La CPAM du 92 industrialise la capture et le traitement de 80 000 courriers par jour

En optant pour les solutions d’acquisition et de traitement de documents d’IRIS, la Caisse d'Assurance Maladie des Hauts-de-Seine a gagné en efficacité et en productivité. La liquidation et le versement des prestations de ses 2 millions d’assurés se fait désormais beaucoup plus rapidement. Les volumes de stockage et d’archivage des courriers ont sensiblement diminué et les coûts d’acheminement des documents papier dans les différents centres de production ont été supprimés. Mieux encore : la CPAM absorbe aujourd’hui une partie de la production de 8 autres caisses d’assurance maladie et s’apprête à faire des émules.

LA PROBLEMATIQUE.
Avec 2 millions d’assurés, la CPAM des Hauts-de-Seine est l’une des premières caisses d’assurance maladie de France. Dans ses 4 centres de production, répartis sur le département, ce sont plus de 80 000 courriers papier (immatriculation, liquidation et versement de prestations, réclamation…) qui arrivent chaque jour et doivent être traités dans les meilleurs délais. Pour améliorer sa qualité de service, mais aussi réduire les pertes de temps et d’argent engendrés par la distribution traditionnelle et l’archivage de ce courrier, la caisse décide, en 2006, de se doter d’une solution de capture et de traitement de tous les flux de documents entrants. « Le projet était porté par la direction générale. A l’époque, c’était très novateur. Nous étions également la première caisse à vouloir industrialiser de bout en bout tous ses processus métier, de la capture des documents jusqu’à leur archivage », explique Régis Bettini, directeur des systèmes d’information à la CPAM du 92.

LE CHOIX DU PROGICIEL.
Début 2007, la DSI se met au travail. Il s’agit de trouver la solution d’acquisition et de gestion de documents fonctionnellement la mieux adaptée au métier de la caisse. Il faut aussi une plateforme robuste et performante, capable d’absorber des volumes considérables de documents. Un appel d’offre est lancé et différents progiciels du marché sont testés et mis en concurrence. « La plateforme d’Iris a finalement été retenue car c’était la plus efficace et la plus rapide au niveau de l’analyse, de la reconnaissance automatique et de la classification des documents. C’était aussi la solution qui offrait le plus de flexibilité et de possibilités d’adaptation à notre métier, en permettant par exemple d’ajouter facilement des enchaînements d’étapes entre les différents processus et surtout le millier de corbeilles électroniques dans lesquelles sont distribuées les données qui seront traitées par nos agents ».

LE DEROULEMENT DU PROJET.
L’implémentation de la plateforme démarre sur le site de Nanterre (92) en décembre 2007, avec un timing très serré, puisqu’il s’agit pour la DSI de mettre en œuvre un nouveau processus tous les mois. Au démarrage, une « task-force » restreinte à 4 personnes est créée afin d’enclencher et d’enchaîner les processus métier de manière très pragmatique et une autre équipe prend en charge l’installation et l’administration des 9 serveurs nécessaires au traitement et à l’archivage des documents...


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L'Œil Expert, 31 janvier 2012