TRIBUNE - Garantir la qualité des données dans les ERP d'entreprise

Saisir des données pertinentes dans le système ERP de l’entreprise est un élément déterminant du succès dans la prise de décisions économiques.
Par Bernard Haddad, président de Winshuttle France


Selon une étude menée par le cabinet d’analystes Aberdeen, les documents issus des outils exploités par les utilisateurs sur leur poste de travail, notamment les tableurs, possèdent une valeur considérable pour l’entreprise. Si les données associées à ces documents ne sont pas interopérables avec les applications d’entreprises, comme les ERP, à travers des facilités d’importation ou d’exportation, la productivité des utilisateurs est affaiblie. De plus, la pertinence des données résidantes sur un ERP dépend étroitement de la qualité des informations, notamment financières et comptables, qui sont saisies ou extraites de ces applications.
Du fait de l’accroissement du volume d’informations manipulées par les utilisateurs sur leurs logiciels de poste de travail, le besoin d’établir des passerelles bidirectionnelles avec les applications d’entreprises est un élément déterminant de l’efficacité des organisations.

Faire face à une multiplicité des besoins

Par ailleurs, la capacité d'une organisation à pouvoir agir vite, en prenant des décisions économiques, dépend étroitement des moyens d’accès aux données exhaustives et pertinentes de l’entreprise. Leurs dirigeants peuvent apprécier toute la valeur de ces informations lorsqu’ils possèdent les moyens de les exploiter en les agrégeant dans des vues consolidées. Seulement, la voie d'accès est souvent difficile.
Saisir des données pertinentes dans le système ERP de l’entreprise, de façon opportune et précise, est un élément déterminant du succès dans la prise de décisions économiques. Nous examinerons ci-après les méthodes existantes de chargement de données et les meilleures pratiques pour introduire facilement des données aux solutions SAP.
L’un des aspects essentiels de la question est la multiplicité des besoins émanant de nombreux utilisateurs. S’il fallait mettre en place, au sein du département informatique, une équipe chargée de répondre à tous ces besoins, dans les délais courts souhaités par les utilisateurs, les budgets de support exploseraient.
C’est pourquoi l’approche la plus judicieuse pour traiter cette masse de requêtes est de fournir des outils exploitables par les utilisateurs de façon autonome. Toutefois, ces outils doivent répondre à des contraintes de facilité, de sécurité, d’intégrité et de contrôle.

Des outils simples et puissants à la portée de l’utilisateur

À cette fin, un type de solutions avait été imaginé dans les années 90. Il consistait à reproduire de manière rapide, les actions menées par l’utilisateur en temps réel. Certaines entreprises ont mis en œuvre cette approche au moyen d’outils de test automatisé, notamment chez SAP. « J’enregistre la transaction pour créer un client, puis j’adapte le résultat pour alimenter ce mécanisme par des données provenant d’un fichier Excel ». Or, cela suppose de disposer en interne de spécialistes ayant un bagage technique et des connaissances en programmation. Cependant, si la solution est packagée et complétée pour être à la portée des utilisateurs, la solution répond clairement à toutes les contraintes :

• La simplicité, puisque l’utilisateur est guidé autour de la transaction qu’il manipule quotidiennement.
• L’intégrité, car la transaction est conçue dans l’ERP pour rejeter les erreurs de saisie. Et, si l’outil est capable de prendre en compte ces erreurs, nous pouvons être sûrs que seules les données valides seront introduites dans le système. Les solutions habituelles, à base de programmes qui mettent à jour les tables, sont, dans ce domaine, très peu fiables car tous les contrôles doivent être reproduits. Sur un système complexe comme SAP, l’éventualité d’oublier certains contrôles est fréquente.
  
• La sécurité, car SAP n’autorise la saisie qu’aux utilisateurs ayant les droits appropriés. Un outil reproduisant la transaction en temps réel, devra s’identifier comme cet utilisateur.
  
• Le contrôle, lorsqu’on obtient un journal des résultats montrant la bonne (ou mauvaise) fin de la saisie automatique.

Dans quelles situations, le management de grandes quantités de données devient un enjeu significatif pour la plupart des organismes :

• Migration de données : transfert de données en masse provenant de systèmes anciens vers des applications SAP;
• Maintenance des données : nombreuses modifications de données SAP liés, par exemple, à des modifications de prix ou de conditions de la masse salariale ;
• Intégration de données : saisie de factures fournisseurs, de relevés de compte bancaires, ou de résultats de systèmes externes vers des applications SAP ;
  
• Création de données en masse : saisie de nouvelles données principales (matériaux, fournisseurs, clients, etc..) ou données transactionnelles (journal, bons de commandes, factures, notes de frais, etc.) dans des systèmes SAP.

Dans tous ces cas, disposer d’outils simples et puissants à la portée de l’utilisateur est un atout majeur apportant gains de productivité et amélioration de la qualité des données.


L'Œil Expert, 19 juin 2009