TRIBUNE EPHESOFT - Rationaliser et optimiser l'automatisation des processus de gestion documentaire grâce à la capture intelligente de documents

C’est un fait établi : les entreprises collectent aujourd’hui une quantité considérable de données et une grande partie d’entre elles sont mal exploitées voire inexploitées. Des solutions existent pour relever ce défi et notamment la capture intelligente de documents qui, associée aux incontournables CRM et ERP offre de nouvelles perspectives aux entreprises.
 
Par José Castellon, Regional Sales Manager EMEA, EPHESOFT
 
Un ERP dopé grâce à la capture intelligente de documents
 
En dépit d’une technologie parfois vieillissante, les entreprises restent très attachées à leur ERP. Avec un volume des ventes de logiciels en France qui s’élève à 25%, les ERP ont encore de beaux jours devant eux. Cependant, bien souvent, les processus de numérisation et de traitement des documents qui viennent alimenter l’ERP sont restés assez basiques (numérisation centralisée et pré-saisie manuelle d’information), génèrent de nombreuses erreurs et nécessitent beaucoup de temps et de ressources (vérification des erreurs, transports multi-site etc.). La capture intelligente de document pourrait apporter des avantages considérables à ses entreprises !
Qu’il s’agisse de la gestion d’archives, de la réception de factures ou de la maintenance d’équipements, une association ERP / Capture documentaire intelligente permettra de rationaliser et d’optimiser les processus.
La solution de capture documentaire traite les données fournies, en extrait toutes les informations pertinentes grâce au machine learning supervisé, et alimente automatiquement les champs correspondants du système ERP.
Pas de transport de documents, pas de transfert de données manuel, pas de classement à effectuer – cela représente également des économies de coûts et de ressources. La productivité peut ainsi augmenter jusqu’à 400 %.
Automatiser les processus des entreprises devient une source d’économie importante grâce à l’appui de la capture documentaire intelligente. Une automatisation qui peut être optimisée  grâce au Robotic Process Automation.
 
Le machine learning au service du RPA
 
Dans le cadre de la rationalisation des opérations et de la réduction des coûts, nombreux sont les DSI qui se tournent vers une automatisation des processus basée sur l’utilisation de robots : La Robotic Process Automation (RPA).
Les systèmes RPA analysent les interactions humaines avec les interfaces utilisateur des solutions logicielles et apprennent à imiter le comportement des utilisateurs en fonction de leur façon d’effectuer différentes tâches, des données recueillies, des types de documents, des sources de contenu et de divers processus.
Les technologies d’apprentissage automatique en matière de classification de documents étendent les capacités des systèmes RPA en rendant les données non structurées accessibles et exploitables, offrant ainsi une vue complète des informations traitées. Avec les plateformes de capture modernes, la valeur ajoutée des solutions RPA atteint des niveaux extraordinaires !
 
L’avenir passera par la capture intelligente
 
À l’ère du big data, et de la complexité de mise en conformité avec le RGPD, les entreprises ne peuvent plus se permettre le luxe de rater le train de l’innovation.
D’autant plus dans un contexte compétitif, de recherche d’optimisation des coûts et de productivité, où l’utilisation d’une solution de capture intelligente de documents apporte un avantage concurrentiel significatif aux entreprises. L’avenir passe par cette technologie de dernière génération à l’état de l’art.
Les données de valeur existent, la technologie qui permet de les valoriser est mature, les API et l'interopérabilité toujours plus large et efficace et le R.O.I toujours plus important … Bienvenu sur l’autoroute de l’innovation !
 
Juillet 2019