DOSSIER : Budgéter un projet ERP - Les coûts d'étude préalable au lancement

Budgéter un projet ERP est une tâche complexe car le montant global associé est variable. Elle dépend de plusieurs paramètres et notamment des caractéristiques de l’entreprise elle-même ; de sa maturité vis-à-vis des ERP, de ses ressources internes, etc. 
Le budget dépendra évidemment aussi du choix de l’éditeur, de l’intégrateur, du progiciel, des caractéristiques du projet et de la configuration déployée. Il n’y a donc pas de prix unique. Une chose est sûre. Déployer un ERP représente un investissement important pour les entreprises.
Pour garder la maîtrise de ce budget, il est recommandé de détailler sa structure de coût et d’identifier les principaux postes à considérer pour évaluer la faisabilité du projet, préparer son financement et orienter ses choix.
Les principaux postes à budgéter peuvent être regroupés en plusieurs lignes :
 Les coûts d’étude préalable, 
 Les coûts liés aux droits d’usage,
 Les coûts de mise en œuvre (intégration),
 Les coûts d’infrastructure et de matériel,
 Les coûts d’accompagnement au changement,
 Les coûts de maintenance et d’évolution.

Ce document traite du premier item, les coûts de l’étude préalable : conception, cadrage et sélection.

 
Un projet ERP doit faire l’objet d’une étude préalable
 
Que l’entreprise envisage le renouvellement de son ERP, la refonte de son système d’information, ou qu’elle se lance pour la première fois dans un projet ERP, se pose la question du budget.
 
La première phase à estimer est celle qui conduit au choix de l’ERP, avant de commencer son déploiement. 
 
Cette phase, bien que jamais oubliée, elle est souvent considérée comme une simple formalité, avec un budget alloué souvent insignifiant. C’est une erreur ! Un projet ERP ne doit pas être perçu comme un “simple“ projet informatique. Une étude préalable sérieuse est indispensable.
 
L’ERP est un organe vital de l’entreprise
 
Compte tenu du rôle de l’ERP dans l’entreprise, des données qu’il traite, des processus qu’il impacte et des utilisateurs concernés, le choix conditionne les performances de l’entreprise et même son agilité face aux différentes situations qu’elle rencontre. 
 
L’ERP est déployé dans l’entreprise pour plusieurs années. Notre dernière enquête ‘ERP Survey 2018’ montre même que plus de la moitié du parc installé en France a plus de 8 ans. De plus, l’investissement financier et humain que représente un projet ERP et son coût total de possession (Total Cost of Ownership) en font également un projet stratégique. 
 
 
L’ERP doit être en mesure d’accompagner le développement de l’entreprise. À ce titre, il doit répondre à ses enjeux de transformation, il contribue à sa profitabilité, sa compétitivité… Parce que l’ERP endosse une dimension stratégique, l’échec d’un projet ERP peut avoir des conséquences dramatiques pour l’entreprise, jusqu’à menacer sa pérennité. 
 
   <  Un projet mal géré peut conduire à d’importantes dérives en termes de délais et de budgets comme le montre les résultats de l’ERP Survey  2017. Rattraper une situation mal engagée peut coûter très cher. Les surcoûts non budgétés impactent immanquablement la situation financière de l’entreprise qui ne peut pas faire marche arrière et se voit donc obligée d’aller au bout du projet. Bien que les projets soient aujourd’hui moins risqués et mieux maîtrisés, des risques de dérives restent toujours présents.
   <  Un ERP inadapté ou mal configuré peut conduire à des dysfonctionnements pouvant perturber voire bloquer l’activité de toute l’entreprise. Aussi, les phases de conception, de cadrage et de sélection sont des étapes cruciales sur lesquelles il faut porter une attention extrême. L’effort à consentir n’est pas toujours correctement évalué et c’est bien là le risque à limiter. Toute erreur se traduit, au mieux, par des coûts supplémentaires ultérieurs.
   <  Plus le coût du projet est élevé, plus les retours sur investissement peuvent être tardifs et incertains. D’après de nombreux projets menés par nos équipes nous constatons : que l’impact de la valeur de l’informatique de gestion ramené à l’article est plus faible dans les entreprises industrielles que dans celles du négoce. Paradoxalement, c’est justement dans les entreprises de négoce que les services IT ont du mal à justifier le coût du changement d’un ERP. 
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La durée excessive d’un projet démotive les collaborateurs et retarde son adoption. De plus, un ERP mal utilisé peut génère insatisfaction et disfonctionnement.

Bien préparer son projet, bien anticiper les charges et les coûts est important, c’est un facteur clé pour la réussite du projet. Une étude budgétaire préalable est donc essentielle.

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