DOSSIER - Dématérialisation des factures : modes de facturation et typologie des solutions

La dématérialisation des factures est un chantier important pour les entreprises privées et publiques qui doivent peu à peu se conformer aux obligations légales qui les conduira toutes d’ici 2020 à recevoir et à émettre des factures électroniques.

Depuis le BOI du 18 octobre 2013, trois procédés de facturation sont désormais admis par l’administration fiscale pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité et la lisibilité des factures. Il s’agit de l’EDI fiscal, de la signature électronique qualifiée et de la Piste d’Audit Fiable.

Cette dernière possibilité proposée par la règlementation est encore peu mise en œuvre dans les entreprises. Pourtant elle est désormais nécessaire hormis dans les cas de flux EDI fiscal ou de flux de factures signées avec une signature qualifiée. Elle est en revanche obligatoire pour les factures traitées sous format papier. Par ailleurs, elle peut faciliter l’accès des petites et moyennes entreprises à la dématérialisation fiscale en leur permettant d’échanger des factures en PDF simple.

Ce dossier se propose de faire un point sur les trois modes de facturation et en particulier sur la Piste d’Audit Fiable.

Il propose par ailleurs de dresser une typologie des solutions et un panorama des éditeurs du marché susceptibles de répondre à cette problématique.

FONCTIONS ET VALEURS DE LA FACTURE

Une facture est un document comptable qui sert de preuve juridique des échanges commerciaux. Elle est aussi une pièce justificative auprès des autorités fiscales donnant droit à la déductibilité de la TVA.

Elle a quatre fonctions :

    • comptable : pièce justificative de l’écriture comptable, elle mentionne les sommes dues et la nature des biens et services vendus,

    • fiscale : pièce justificative de la TVA déductible, elle précise les taux selon la nature des biens et services vendus,

   • commerciale : support du contrat commercial entre un acheteur et un fournisseur, elle résume les clauses convenues entre les parties (quantité, montant négocié),

    • juridique : mode de preuve du contrat, elle sert notamment en cas de litige, et comme instrument de crédit (facture pro forma).

Au titre du droit fiscal et du droit commercial, la facture doit être archivée pendant 10 ans et pouvoir être restituée en cas de litige ou de contrôle.

En raison de sa polyvalence juridique, la facture est soumise à plusieurs codes juridiques : le code du commerce, le code général des impôts, et le livre des procédures fiscales. Elle doit porter les mentions obligatoires exigées par les trois corpus. Nous abordons ici principalement la législation fiscale et son impact sur la dématérialisation des factures.

Le traitement de la facture doit répondre à trois grands principes :

    • authenticité de l’origine : assurance de l’identité de l’émetteur de la facture,

    • intégrité du contenu : les données de facturation ne doivent pas être altérées une fois la facture émise,

   • lisibilité du contenu : l’administration doit pouvoir lire sans difficulté les factures durant toute la durée de leur conservation, cela exclut les factures scannées.

L'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation, selon l’article 289 du Code Général des Impôts.

SITUATION ACTUELLE DANS LES ENTREPRISES

La plupart des entreprises doivent aujourd’hui gérer des circuits hybrides de factures clients et fournisseurs, composés de flux papier, de flux numérisés et de flux nativement et entièrement numériques. En effet, certaines grandes sociétés exigent de leurs fournisseurs qu’ils saisissent leurs factures directement sur leur portail fournisseurs quand d’autres demandent en complément des PDF envoyés par email une facture papier et que certaines entreprises exigent toujours un circuit de facturation entièrement sous format papier.

Ainsi aujourd’hui encore une forte proportion des factures fournisseurs est reçue sous format papier : une infographie récente de Konica fait état d’un taux de 80% de factures entrantes sous format papier dans les services comptabilité des entreprises, une autre étude réalisée par l’APDC, FIDAL et ITESOFT fournit un chiffre encore plus élevé, à savoir 88% de factures reçues sous format papier, 33% d’entre elles étant traitées sous ce format et 55% étant scannées.

Le format papier impose de nombreuses manipulations, la ressaisie des données comptables et génère des erreurs qu’il faut détecter et traiter. Ces manipulations sont parfois longues : ainsi la rectification d’une facture saisie de façon erronée dure en moyenne 18 minutes ! Elles entravent la fluidité des processus et peuvent entraîner des conséquences fâcheuses : retards de paiement, pénalités, coût de traitement des factures important… Par ailleurs, l’archivage des factures papier soulève les questions sensibles de la surface linéaire nécessaire (en interne ou externalisée) pour la conservation durant 10 ans des factures, mais aussi des risques afférents à la manipulation du papier, notamment le risque de perte, etc.

Les entreprises cherchent donc à optimiser leur processus de comptabilité fournisseurs en dématérialisant leurs factures fournisseurs pour améliorer et automatiser le plus possible leur traitement.

Elles y sont également poussées par les obligations légales. Ainsi, l’Etat par l’ordonnance du 26 juin 2014 a rendu obligatoire la facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs et a défini un calendrier d’obligation :

    • 1er janvier 2017 : obligation pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;

    • 1er janvier 2018 : obligation pour les entreprises de taille intermédiaire ;

    • 1er janvier 2019 : obligation pour les petites et moyennes entreprises ;

    • 1er janvier 2020 : obligation pour les micros entreprises.

Cette disposition généralise par ailleurs aux collectivités territoriales et à tous les établissements publics, l’obligation faite à l’Etat d’accepter les factures électroniques.
Parallèlement à l’ordonnance du 26 juin 2014, l’article 222 de la loi Macron du 6 août 2015, concerne la facturation électronique cette fois dans les relations inter-entreprises du secteur privé. Ici, il n’y a aucune obligation d’émission de factures électroniques. En revanche, l’entreprise destinataire, quelle que soit sa taille, aura l’obligation d’accepter de recevoir la facture électronique. Cette obligation rentrera progressivement en vigueur à partir de 2017 et jusqu’en 2020, selon un calendrier identique à celui défini dans l’ordonnance du 26 juin 2014.

DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES : DE QUOI PARLE-T-ON ?

Il faut distinguer la véritable facturation électronique ou dématérialisation fiscale des factures sans flux papier de deux autres formes de dématérialisation qui ont pour intérêt principal de favoriser la circulation des factures en interne ou externe mais qui doivent être doublés de flux papier pour acquérir une valeur fiscale telle que définie légalement. Ces deux modes sont :

    • la numérisation de factures papier entrantes : les factures papier reçues dans l’entreprise (factures fournisseurs) sont numérisées pour faciliter leur utilisation interne, leur circulation entre différents services (approbateur interne ou externe, comptable interne ou externe, marketing, etc.) et leur intégration dans le système d’information comptable. Les informations de la facture sont disponibles sous forme électronique mais l’original-papier reste nécessaire d’un point de vue fiscal et doit être archivé,

    • la dématérialisation simple des factures sortantes en dehors du cadre fiscal : la transmission de factures se fait par voie électronique entre clients et fournisseurs sans se soumettre au cadre juridique de la dématérialisation fiscale. L’objectif est seulement d’accélérer la transmission des factures au client, de faciliter le partage d’informations.

Le traitement fiscal et juridique de la transaction n’est donc pas modifié. Dans ce cas, l’entreprise doit également transmettre une « facture papier » à ses clients mais peut depuis l’instruction fiscale du 11 janvier 2007 (BO 3-107) conserver uniquement un double électronique de la facture transmise. Le dispositif technique nécessaire à la conservation du double électronique doit « garantir l’authenticité, l’intégrité et la pérennité du contenu du double électronique depuis l’émission de l’original papier jusqu’à l’expiration de la période de stockage du double. » L’instruction fiscale du 11 janvier 2007 précise les conditions d’enregistrement et de conservation qui permettront d’établir et de constater l’authenticité du double (date d’enregistrement, modalités d’enregistrement, utilisation ou non de la signature électronique, type de supports utilisables, etc.).

LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE OU DÉMATÉRIALISATION FISCALE DES FACTURES

La dématérialisation fiscale concerne un cycle sans papier, la facture étant créée et transmise uniquement par voie électronique et sur la base d’un accord explicite entre fournisseur et client. Pour être valable d’un point de vue fiscal, la facture numérique transmise doit être conforme au cadre juridique défini par la directive européenne TVA 2010-45-CE dont le Bulletin Officiel des Impôts du 18 octobre 2013 a parachevé la transposition dans le droit français. Selon les textes : « les assujettis peuvent émettre et recevoir des factures électroniques en recourant à n’importe quel dispositif technique, à la condition que des contrôles documentés soient mis en place afin d’établir le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement (« piste d'audit fiable ») ». Ainsi depuis le BOI du 18/10/2013, trois modalités d’établissement et de transmission de la facture sont désormais admises (les deux premières étaient déjà admises précédemment, la troisième résulte du BOI du 18/10/2013)…

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Dossier de recherche - DÉMATÉRIALISATION - La dématérialisation des factures

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