Les plateformes informatiques de Conformité Fournisseurs protègent votre entreprise

L’année 2018 a été prolixe en nouvelles directives - loi SAPIN II, devoir de vigilance et de gestion des risques RSE, Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), Plan National de Lutte contre le Travail Illégal (PNLTI) - obligeant les entreprises à renforcer les contrôles sur leurs fournisseurs. Ce document présente comment les logiciels peuvent aider les entreprises et leur service Achats dans le contrôle de leurs fournisseurs et quelles sont les offres disponibles aujourd’hui sur le marché en France.


 
Niveau d'Expert View : Opérationnel
 
Secteurs concernés : Tous
 
Catégories : Conformité, Digital Enterprise, Fonctions achats, Responsabilité sociétale
 
Degré d'urgence de s'y intéresser : 5 *
 

 
2018, une année riche en nouvelles directives 
 
Plusieurs lois sont venues cette année contraindre les entreprises à renforcer leurs contrôles sur les fournisseurs. La loi SAPIN II, relative à la transparence, à la lutte contre la corruption et à la modernisation de la vie économique, oblige les entreprises à réaliser une cartographie des risques de corruption incluant ceux d’exposition de la société à des sollicitations externes. 
 
Le devoir de vigilance et de gestion des risques RSE, pour Responsabilité Sociétale des Entreprises, relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordres, est une incitation aux entreprises à mettre en place des processus de qualification des risques liés aux différentes parties prenantes de l'entreprise : clients, fournisseurs, employés, associations locales, collectivités territoriales ou encore société civile.
 
La mise en œuvre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) constitue un évènement important en 2018 pour les entreprises européennes. Cette réglementation vise à harmoniser au niveau européen le stockage et l’usage de données personnelles. De nombreux systèmes d’information ont dû être adaptés pour se mettre en conformité avec cette loi.
 
Enfin Muriel Pénicaud, Ministre du Travail, a présenté en février 2018 le bilan intermédiaire du Plan National de Lutte contre le Travail Illégal (PNLTI) annonçant de nouvelles mesures pour mieux lutter contre la fraude au détachement et au travail non déclaré, dont notamment le renforcement des contrôles et des sanctions financières, et la publication officielle des condamnations pour travail illégal.
 
Les plateformes de gestion de la Conformité Fournisseurs
 
Face à ces nouvelles réglementations, les acheteurs des grandes entreprises ainsi que les juristes doivent pouvoir s’appuyer sur une solution informatique leur permettant de s’assurer en permanence de la conformité de leurs fournisseurs. Ces plateformes de gestion de la Conformité Fournisseurs s’adaptent continuellement aux nouvelles règlementations et s’enrichissent chaque année de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux services.
 
Les principales fonctionnalités proposées 
 
Tout d’abord, la plateforme informatique permet d’assurer la collecte et la conformité des pièces administratives liées aux fournisseurs, tout en veillant aux dates de validité :
 
•  L’extrait Kbis : L'extrait Kbis représente la véritable « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il est disponible auprès d’Infogreffe
•  L’avis de situation au répertoire SIRENE : permet de connaître la situation d’une entreprise à partir de son SIREN, un service géré par l’Insee.
•  L’attestation de vigilance URSSAF : permet de garantir que l'entrepreneur s'acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations. Ce service est géré par l’URSAFF.
•  L’attestation de régularité fiscale : justifie la régularité de la situation fiscale. Elle s’obtient auprès des centres des impôts ou via le compte fiscal en ligne pour les professionnels.
•  La demande de détachement des salariés étrangers : permet à un employeur établi d'effectuer une prestation de service sur le territoire français. Géré par le SIPSI.
 
Outre les fonctions de collecte d’information inhérentes aux solutions d’Entreprise Content Management (ECM), les plateformes de gestion de la Conformité Fournisseurs proposent de nombreux autres services comme des fonctions de BPO (Business Process Outsourcing) allant du contrôle visuel des documents jusqu’aux relances téléphoniques des fournisseurs, un travail parfois confié à des entreprises du secteur adapté
 
Les logiciels présents en France
 
L’ensemble des solutions proposées en France est commercialisé en mode SaaS, Software As A Service. Évidemment, toutes sont hébergées dans un Datacenter en France et ont été auditées et certifiées au cours de l’année 2018 par un tiers de confiance agréé ANSSI.
 
Deux modèles économiques sont proposés : soit la plateforme est payée par le donneur d’ordres, sous forme d’un abonnement à l’année, soit par les fournisseurs qui souhaitent être référencés pour ensuite pouvoir espérer contracter avec les donneurs d’ordres. ACTRADIS, ATTESTATION LEGALE, e-ATTESTATIONS, MyProcurement et PROVIGIS sont les plateformes les plus actives et les plus complètes dans ce domaine. Elles proposent des portails sécurisés, des contrôles automatisés et des services complémentaires qui libèrent la fonction Achat de nombreuses contraintes. 
 
Les nouvelles tendances
 
Les plateformes de Conformité Fournisseurs cherchent à enrichir leur écosystème en se tournant vers le Cloud et en multipliant les Web API pour proposer des services de données et faciliter le partage d’informations. Elles multiplient les  partenariats avec les principales solutions e-Achat du marché - Determine, Ivalua, Jaggaer, SAP Ariba SynerTrade - afin d’échanger des informations et de compléter des processus déjà en place dans l’entreprise.
 
Comment choisir ?
 
Les différents critères de choix comme « l’Engagement de résultat sur la conformité » ou encore « les services à valeur ajoutée pour les fournisseurs » sont détaillés dans l’étude CXP : 
 
Résumé et recommandations
 
Les réglementations ne cessent d’évoluer et les entreprises peinent à suivre l’actualité. La conformité, Compliance en anglais, a été l’un des sujets les plus évoqués en 2018.  Les plateformes de gestion de la Conformité Fournisseurs aident les services Achats à simplifier et automatiser la collecte des documents de leurs sous-traitants.
 
Elles sont toutes disponibles en mode Cloud et se différencient sur le mode de souscription, leur engagement de résultat sur la conformité des documents ou encore sur l’accompagnement qu’elles proposent aux entreprises.
 
En apportant un processus « auditable », vérifiable et fiable, ces plateformes protègent les entreprises des risques juridiques et des pénalités associées.
 
De nouvelles solutions sont apparues récemment sur ce marché, des plateformes capables à la fois de servir de référentiel documentaire, de plateforme de services BPO mais aussi de solution de eSourcing.

Commentaires

Publier un nouveau commentaire