Tendance - La gestion des achats : typologie des offres, grandes fonctions et principaux acteurs

La gestion achats est stratégique pour une entreprise mais elle a longtemps vécu dans l’ombre de la gestion commerciale et de la finance. Outre les aspects fonctionnels en constante évolution, il semble que le virage de la transformation numérique soit pris par les directions des achats. Des avancées significatives sont régulièrement annoncées par les éditeurs et de nouvelles pratiques apparaissent, fruits d’innovations techniques, de nouvelles contraintes règlementaires, ou encore de la prise en compte par le logiciel de fonctions jusqu’à présent traitées autrement. Ce document fait le point sur les principales fonctions présentes dans les solutions achats en présentant leurs évolutions ainsi que les principaux acteurs qui les portent.
 
Figure 1 - Processus d’e-Achat
Source : teknwology Group

Les solutions de gestion des achats s’articulent autour de trois principaux domaines fonctionnels :
 

• L’e-sourcing,
• L’e-procurement,
• La gestion de la relation fournisseurs.
 
Les éditeurs de solutions d’achats ont généralement pour origine une de ces grandes fonctions, même si leur couverture fonctionnelle s’est vite étendue pour couvrir, si possible, l’ensemble du processus. A côté de ces grandes fonctions, des éditeurs opèrent sur des niches fonctionnelles en proposant des offres très spécialisées et complémentaires, sur des périmètres plus restreints. Le Cloud joue un rôle important. 
 
Le sourcing stratégique (e-sourcing)
 
La description, ci-dessous (figure 2), du processus Achat permet de distinguer les grandes étapes à prendre en compte. Chaque étape peut incarner, au moins, une grande fonction proposée par les éditeurs de logiciels. Certaines étapes peuvent regrouper plusieurs fonctions et certains éditeurs sont présents sur tout le processus.
 
L’ensemble du processus est proposé par les ERP les plus puissants ou par ceux qui ont développé cette fonction pour offrir une approche sectorielle ou verticale.
 
Les déclencheurs d’un sourcing pour recruter de nouveaux fournisseurs 
 
Votre entreprise peut être amenée à chercher de nouveaux fournisseurs, c’est le sourcing. Avant de s’intéresser au « Comment ? », et pour mieux appréhender l’importance de cette tâche, il est intéressant de rappeler qu’un projet de sourcing est toujours rattaché à un projet plus large. Aussi, la question du « Pourquoi fait-on du sourcing ? » prend tout son sens pour mener à bien cette phase du projet. Autrement dit, qu’est ce qui déclenche le sourcing ? 
 
Figure 2 - Principales étapes d’un processus de Sourcing standard
 
Source : teknwology Group

 

Nous avons identifié les principales motivations qui poussent les acheteurs à « lancer un sourcing » :
 
Pour réduire les coûts d’achats ou mettre en concurrence leurs fournisseurs actuels. Avant d’être évaluées sur leur contribution à la marge d’un produit selon des indicateurs partagés avec la direction, les directions des achats doivent « montrer patte blanche » en démontrant leur capacité à générer des économies, des savings. La mesure des savings est le premier élément clé de sa performance, elle rend légitime la fonction aux yeux du reste de l’entreprise. Dans ce cadre, pour justement challenger les fournisseurs en place, des appels d’offres peuvent être lancés pour faire baisser les coûts d’achats ;
 
Pour rationaliser le nombre de fournisseurs (en prenant des fournisseurs plus globaux). Dans la même logique, et c’est un phénomène qui touche tous les domaines d’activité, la réduction du nombre de fournisseurs conduit mécaniquement à des économies : moins de contrats, moins de factures, etc. ;
 
Pour réduire les risques en fonction de la stratégie d’entreprise. A l’inverse du point présenté ci-dessus, il arrive qu’une entreprise souhaite répartir ses achats entre plusieurs fournisseurs. Les raisons sont nombreuses mais en voici quelques-unes : l’entreprise peut lancer un sourcing parce que les fournisseurs peuvent, dans certains contextes, présenter une fragilité (technique, financière, géopolitique…), pour réduire la dépendance (jugée trop importante) à un fournisseur, pour limiter les risques inhérents à des fournisseurs situés sur une même zone géographique…
 
Lors du lancement de nouveaux produits. Lorsque le département R&D conçoit ses nouveaux produits, il peut utiliser de nouveaux composants ou faire appel à de nouveaux fournisseurs. Un sourcing est parfois nécessaire en amont pour évaluer le champ des possibles et dans tous les cas, une fois les prototypes validés ;
 
Pour faire face à un pic d’activité (sous-traitants). L’activité d’une entreprise peut connaître des pics d’activité, prévisibles ou pas. Selon sa stratégie, l’entreprise peut s’orienter vers le sourcing de sous-traitants pour absorber ces pics ;
 
<  Pour se différencier de la concurrence. Parce que l’innovation arrive souvent par les fournisseurs et que dans tous les cas elle n’est possible que par eux, il est toujours intéressant pour une entreprise qui entend se différencier de la concurrence (par sa Supply Chain) de pratiquer un sourcing continu. Le sourcing intervient dans le cadre d’une veille technologique par exemple et doit être itératif car chaque innovation donne lieu potentiellement à un nouveau sourcing.
 
Choisir ses fournisseurs et gérer les appels d’offres 
 
Un des enjeux des directions des achats est de démontrer leur valeur ajoutée aux performances de l’entreprise, au-delà des économies qu’elles génèrent. Le SI achats intervient dans de nombreux processus de l’entreprise, de la R&D à la production, de la commande au SAV, de la facturation à la trésorerie… autant de leviers d’amélioration potentiels pour le SI. La recherche de fournisseurs doit satisfaire un cahier des charges plus ou moins contraignant. Les logiciels les plus avancés proposent : 
 
Le recueil puis l’analyse des besoins internes. Avant de lancer un sourcing, l’entreprise doit identifier ses besoins. Comme dans tous projets, une phase de qualification et de recueil des besoins est nécessaire. Une fois cette expression des besoins traduite en fonctionnalités, elle devra être validée par les décisionnaires du projet chargés de vérifier l’adéquation du cahier des charges avec les besoins et la stratégie de l’entreprise ;
 
L’étape suivante consiste à rechercher des sources d’approvisionnement potentielles. Elle passe par l’identification de fournisseurs susceptibles de répondre à tout ou partie du cahier des charges. Pour les éditeurs retenus, il s’agit de collecter des informations qualitatives et quantitatives sur chacun de ces fournisseurs ;

Une première évaluation est possible à ce stade, permettant de catégoriser les fournisseurs selon différents critères. Certaines entreprises pratiquent une veille continue pour leur sourcing pour détecter les éventuelles « pépites ». C’est notamment le cas pour les entreprises portées par leur innovation.

L’entreprise peut préférer ignorer cette étape et directement publier un appel d’offres (AO). Dans ce cas, elle devra s’assurer que les principaux fournisseurs se sont positionnés. Elle procèdera à la collecte d’informations dans un second temps.
 
Dès que le cahier des charges est validé, l’appel d’offres peut être lancé. Plusieurs approches sont proposées pour la publication des AO. La gestion des AO (dépouillement, évaluation, demande de compléments…) est le plus souvent réalisée via un portail fournisseurs. Cette fonction est très différenciante car toutes les solutions ne proposent pas le même niveau d’automatisation des processus, ni d’aide à la décision.
 
Négociation et contractualisation, référencement des fournisseurs. Une fois les réponses aux AO dépouillées, chaque fournisseur reçoit une réponse et une phase de négociation peut démarrer avec ceux qui intéressent l’entreprise. L’outil suit un processus paramétrable et conserve l’historique des échanges, à l’instar des solutions de CRM pour la gestion de la relation clients. La négociation peut s’appuyer sur un outil d’enchères. On parle d’enchères inversées car les différents fournisseurs font leur offre à un acheteur (c’est l’inverse d’une enchère classique).

La négociation aboutit à un contrat et le cas échéant, au référencement du fournisseur, autorisant ainsi l’entreprise à passer commandes auprès de ce fournisseur selon des conditions convenues et pendant toute la durée du contrat. La gestion de ce point, pourtant simple, n’est pas permise par tous les logiciels car les circuits d’achats peuvent être complexes, notamment lorsqu’il s’agit d’accords avec un Groupe, ayant des catalogues autorisés différents selon les sociétés qui le composent. Là encore, les solutions n’offrent pas toutes les mêmes possibilités.


Certains éditeurs envisagent la collaboration avec leurs fournisseurs par le biais d’une place de marché, de RFx[1] , de gestion partagée (des documents, des commandes, des factures), et en misant sur la dématérialisation. Ces outils améliorent les échanges tout en réduisant les coûts administratifs, les erreurs et les temps de traitement. La gestion des contrats et/ou celle des informations légales sont des fonctionnalités intéressantes pour accélérer les processus. Les portails fournisseurs favorisent l’automatisation et la numérisation du processus de sourcing jusqu’au contrat (S2C pour Source to Contract). Les solutions les plus abouties automatisent également le processus d’achats jusqu’au paiement des factures (S2P pour Source to Pay).
 
Gestion des contrats
 
Cette fonction est relativement récente. Elle est généralement déployée dans les grandes entreprises et les Entreprises à Taille Intermédiaire, qui ont à gérer un nombre important de contrats ou celles qui doivent suivre de près certaines clauses contractuelles. Cette fonction repose sur une bibliothèque de modèles de contrats utilisables par l’entreprise (contrathèque) ainsi que sur une liste de clauses prêtes à être intégrées dans un contrat (clausier). Certaines solutions répertorient les articles de lois qui régissent les contrats et assurent parfois même le suivi et la mise à jour des textes juridiques. 
 
Cette fonction peut inclure l’aide à la rédaction des contrats. A ce propos, des-start-up vont jusqu’à proposer la conception automatisée de contrats en se basant sur un configurateur intuitif qui oriente et complète les choix de l’utilisateur. Au minimum, l’entreprise utilise les notifications et alertes automatiques de renouvellement et d’expiration d’une clause ou du contrat ainsi que les approbations de contrats. Une contrathèque permet également le contrôle des documents et assure la traçabilité des différentes versions d’un contrat. 
 
Evidemment, la signature électronique est une tendance forte et figure déjà dans la gestion des contrats des principaux éditeurs. La traçabilité et l’archivage des modifications représentent des bénéfices intéressants de ce type d’outils notamment pour suivre une clause ou un contrat et pour restituer une ancienne version le cas échéant. 
 
 
 
 
 
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[1] RFx : RFI (Request For Information), RFQ (Request For Quotation), RFP (Request For Proposal)

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